今回が実質的なブログ初投稿です。
何を書こうかといろいろと迷いましたが、私の担当は「企業様のＷＥＢ活用」に関する情報。
そこで、私が常々強く意識している部分である『ＷＥＢ構築の最初の段階』のお話をさせていただきたいと思いまして、お題を「ＲＦＰとヒアリング」としました。
おそらく、ＲＦＰはシステム開発系の部署の方はよく使われる言葉ではないかと思いますが、近年はＷＥＢサイトの開発現場においても、用いられるようになってきた言葉です。
ＲＦＰの詳細な意味については書籍も多数出ておりますので、ここでは簡単に
ＲＦＰ（Request For Proposal）＝企業がＩＴベンダーに求める「提案依頼書」
としておきます。
さて、本題です。
企業のＷＥＢ担当者様におかれましては、通常ＷＥＢサイトのリニューアルもしくは新規構築の案件が社内で持ち上がった場合、まずはＷＥＢ制作会社にその案件を相談され
ると思います。
あるいは、コンペ形式で数社にお声をかけられてオリエンテーションした後、各社よりプレゼンを受けられて業者を選定されることもあると思います。
わたくしも、「中原さん、ホームページを新しくしたいからちょっと来て！」と、これまで数多の企業様のご要望を承りに伺いました。
そして、企業様がご要望を説明される方法も様々。
・要望を箇条書きでまとめたシートでご説明いただく場合
・とにかく担当者（あるいは社長様）のＷＥＢ制作にかける思いを熱く語ってくれる場合
・「よく分からないから、とりあえず知りたいことを質問して」という場合
・他社のサイトを見せ「こんな風に我が社もサイトを作りたい」とご説明いただく場合
・ノートの上に手書きで各ページに盛り込みたい情報をその場でスケッチされる場合
などなど。
そこで、以後の制作上のトラブルやクオリティを担保するためにＲＦＰを事前に作成すればＷＥＢ制作会社へ正しく要件定義を行うことができ、スムーズな業者選定と開発へ移行できるようになります。はい。
結論：「皆様、ＷＥＢ制作を発注する際にはＲＦＰを作成しましょう！」
というお話？
いえいえ。
過去、私が携わったお客様の中で、きちんとしたＲＦＰをお作りになられてご説明いただく企業様はございませんでした。皆無です。
それはそうでしょう。
あらかじめ、ＷＥＢサイトの仕様が固まっていて、その予算や納期を適切に算定し、評価の基準まで設けることができる・・・ようなことができるわけありませんよね。
かといって、先述のように仕様の未確定あるいは丸投げ状態ですと、私たち制作側も途方に暮れてしまいます。
（残念ながら往々にしてそのような場合の方が多いのですが・・・・。）
さて、シーエムエーはそのような場合はどうするでしょうか？
私どもは、お客様のもとへご要望を伺う際に、弊社独自のヒアリングシートを使います。
そこで、お客様の現状、環境、意志決定の方法、大まかな要望、具体的な仕様、などを各プロセスに分けてヒアリングさせていただきます。
そしてその際、これだけはクライアント様に明らかにしていただきたいという重要な情報が何点かございます。
ここが、ポイントです。
つまり、その点だけでもあらかじめ社内で検討いただきＲＦＰとして落とし込んでいただけると、グッとＷＥＢサイトの開発がスムーズに運ぶのです。
以下に、その要件を上げさせていただきます。
1）とにかく、そのサイトが果たす「一番の役割」を明確にする
ＷＥＢサイトを立ち上げるわけですので、本来はその目的や役割が明確に備わっているはずなのですが、実際は「あれもこれも状態」だったり、「なんとなくのサイト」であったりするケースが実に多いです。
このＷＥＢサイトには
・新規顧客につながる問い合わせを獲得する
・既存顧客への情報提供で顧客満足度を向上させる
・良い人材を採用するためのツールとする
など、「一番の役割」を設定しましょう。
2）ＷＥＢサイト開発に関わる社内のチームと決裁者を確定しておく
非常に多いのが、担当者様に対して各部署から様々な意見や要望がバラバラと寄せられ収集がつかなくなってしまう。
また、仕様が確定し開発が進んだ後になって上層部の声でひっくり返ってしまう。
こういったケースはお互いに不幸なので、ＲＦＰを作成する口実で社内の意思共有を図ることもできるのではないでしょうか。
3）具体的な希望としてあげられるものは当初から
「予算」「納期」「契約条件」「サーバー環境」などは割と要望としてまとめやすい項目だと思います。
要望に対して見合わない予算や納期だった場合、それらを明らかにするまでの手間をかけることもお互いに不幸なので、ここは双方とも腹の探り合いなどは不要と考えます。
4）開発要件に対して優先順位をつける
これも非常に重要です。事前に優先順位が設定してあると、詳細な仕様に落とし込む際に効率的に設計できます。
当初は必要に思える機能も、実際に開発してみるとあまり使われないようなものだった場合も多く、その辺のアドバイスもわたくしどもからさせていただくことも可能になります。
5）最後に、役割におけるサイトリリース後の（できれば具体的な）目標を定める
リニューアル後に、ＷＥＢサイトに課した「役割」に対して、定量的に評価できる指標を設定しておくと、その目標に対するアプローチ方法を御提案することが可能になります。
たとえば、資料請求数であったり、セッション数（訪問者数）であったり、売上高であったり。
そのサイトごとに目標数字は様々だと思いますが、開発時からそこまでの道筋が見えているのといないのとでは雲泥の差です。
上記の５項目だけでもＲＦＰとしてまとめていただければ、シーエムエーのコンサルタントがお伺いした場合、きっと目の色が変わることでしょう。
「むむ！このお客様はデキル！！」
そして、事前にそれらの要件定義を行いＲＦＰに落とし込んでいただく作業は、クライアント様にとっても曖昧としていたリニューアルのイメージが、より具体的な形として定着させる作業となるものです。
それから、それから。
また、ＲＦＰの重要な要素として、各社よりアイデアを募る場合の「選定する評価物の統一」も挙げられます。
各社の提案書・提案物がバラバラだったり、提出期限に大幅なズレがあったりした場合、正しい評価がなされず、また何を基準に選定してよいか分からなくなってしまい、提案内容よりも「価格」や「営業担当者の熱意」といった本来の意図と離れたところで選ばざるを得なくなってしまいますので気をつけましょう。
常務取締役兼ソリューションパートナー本部本部長。地元広告代理店から2001年より株式会社シーエムエーへ。以来、地元企業様のWEBサイトの立ち上げ実績は数百社に及ぶ。現在は株式会社シーエムエーのソリューションパートナー本部において静岡営業部を拠点に県内外のWEBコンサルティングを手掛ける。
