電脳商人・島上勝則の身の丈ネットビジネスのツボ: 中小企業がすべきＩＴ活用を、まずは自分達で実践するのがシーエムエー流

2006年10月30日

中小企業がすべきＩＴ活用を、まずは自分達で実践するのがシーエムエー流

先日、浜松商工会議所が募集していた「浜松ホームページコンテスト」のＩＴ経営部門に応募しました。この部門は、ホームページが云々という切り口では無く、「ＩＴ全般を経営のツールとして活用している事業所」が対象となるとのこと。私達のビジネスの一部は、換言すると、中小企業にとってのＩＴ化を促進することです。自らがまず模範となり成果をあげていなければならないので、セルフチェックの意味合いも有り応募した次第です。

さて、応募後に送付されて来た「調査シート」なるものがたいへんに有効なものだったのです。中小企業がＩＴ化としてやるべき項目と概要がコンパクトにまとめられており、中小企業のＩＴ度を測る物差しとして最適なものだと感じました。そこで、この調査シートの一部とそれに対する当社の回答を掲載します。

【項目?】　ＩＴをコミュニケーションのツールとして活用しているか

【当社回答】●社内のコミュニケーションにはサイボウズを積極活用している。営業職の6名以外の34名全てのスケュールが共有されている。また、営業以外の業務のノウハウや失敗、成功事例そしてトラブルの履歴などは、全て掲示板機能を使ってＤＢ化されており、業務に不慣れな社員でも自ら解決策をＤＢに求める環境が整っている。●浜松本社と静岡営業本部間のコミュニケーションにはインターネットテレビ電話を使用している。毎週月曜日の朝礼では社員の一体感を醸成するのに役立っているし、両拠点にまたがる複数の社員間でのコミュニケーションに威力を発揮している。またこのインターネットテレビ会議は、遠方の顧客（岐阜、東京）との定期会議のツールにもなっており、大いに時間と経費の節約につながっている。●営業支援のためのツール、また従業員啓蒙手段としてブログを活用。お客様からの問合せ促進に役立っているばかりで無く、39名の従業員向けのコミュニケーション手段として役立っている。

【項目?】　営業・マーケティング改革への活用を行っているか

【当社回答】●営業職6名と社長はＳＦＡ（ソフトブレーンのＥセールスマネージャー）により案件、プロセス、営業活動内容、ターゲットリスト、顧客情報、負けパターン、勝ちパターン、成功事例、失敗事例、提案書の共有をしている。また、非効率で主観が混じる文章での営業日報を廃止し、すべてをＳＦＡに集約した。評価すべきは営業結果では無く、プロセスの遂行であることを徹底することにより、今期4ヶ月の売上高は前年同期比で2倍以上、かつ営業職の平均退社時間は2時間早期化した。そして計画営業の実施により、仕事の漏れ防止が図れている。

【項目?】　業務プロセスの高度化・統合化への活用を行っているか

【当社回答】●複数拠点で発生する請求書発行、見積書発行はかつて非効率そのものであった。そこで静岡浜松間のネットワークをＶＰＮ接続し、業務に必要なファイルの共有化を図るとともに、会計ソフトを使い請求書発行と会計記帳を連動させて管理部で一括発行する仕組みに変更。また、見積書も管理部で一括発行する方式に変更した。そのことにより、営業サイドの事務負担が軽減されたばかりか、管理部での業務も効率化された。

【項目?】　情報セキュリティ対策を実施しているか

【当社回答】●ファイアーウォールの導入（ウィルスチェック機能とＩＤＳ）●社内ネットワーク認証機能導入（不正ＰＣ持込防止）●入退出静脈認証システムの導入●部門別ファイルアクセス制限導入●ファイルサーバー世代別フルバックアップシステム導入（15世代）●Trust-e取得済み●個人情報漏洩賠償責任保険加入●Ｐマーク取得申請を12月に行う予定。

なんだか偉そうに書いてしまいましたが、実はいかに仕事を効率化していこうかと日々悩みトライアンドエラーを繰り返しているうちに、上記のように会社の仕組みが変わってきたのです。私達はＩＴ系の会社ということになりますが、まずもってＩＴの恩恵に浴している会社と言えるでしょう。だから上記の仕組みをお客様に提案をしているわけです。

投稿者島上 : 2006年10月30日 17:34